• 27 Diciembre 2021

Introducción

El día de hoy traigo un nuevo tema para el blog, te hablaré acerca de RPA (Automatización Robótica de Procesos). Conocerás su definición y también te comentaré acerca de algunos conceptos básicos que debes saber sobre esta tecnología.

Lo primero que debes hacer, es saber su significado.

¿Qué es RPA?

RPA es una tecnología que nos permite crear “Robots", con los cuales podemos imitar las acciones que puede hacer una persona, dentro de un sistema o aplicación.

También puedo decirte qué RPA, nos ayuda en automatizar las tareas manuales que son muy repetitivas, que tienen un alto volumen de información y sobre todo actividades que están basadas en reglas o estándares.

¿Estándares?

Si, cuando te digo estándares, me refiero a tareas que tienen una documentación con un paso a paso bien definido. En resumen, tareas repetitivas y que se puedan hacer con unas instrucciones bien claras.

Esta tecnología se conoce por su nombre original en inglés como: Robotic Process Automation o si haces la traducción al español sería, Automatización Robótica de Procesos.

¿Que es un Robot?

Te acabo de mencionar que RPA trabaja con “Robots", sin embargo para mi es importante aclarar este concepto, ya que en algunos casos puede llegar a confundirse el término de “Robot”, dentro de este contexto de RPA.

Un “Robot” dentro de RPA es una especie de bot, algoritmo o software que podemos poner a trabajar, para que haga ciertas tareas por nosotros de forma repetitiva.

Es importante saber diferenciarlo.

¿Qué puede hacer un Robot RPA?

Ahora, quiero hablarte acerca de las cosas que puede hacer un “Robot” RPA.

1. Usar Archivos

Lo primero que debes saber, es que un “Robot” tiene la capacidad de trabajar con archivos, puede crear, leer, editar o eliminar archivos en general, sean estos de tipo texto, documentos, hojas de cálculo, archivos PDFs.

Estos dentro de los más comunes.

2. Usar Directorios

También un “Robot” puede hacer esto mismo que acabo de decir de los archivos, lo puede hacer ya con directorios o carpetas. Puede crear, puede saber los archivos y la cantidad que hay en un directorio en especifico, puede editar el nombre, puede eliminar.

También puede conectarse a un servidor FTP, para trabajar con carpetas que están en otro equipo, que están en otro servidor, entre otras cosas.

3. Usar Aplicaciones (Escritorio / Web)

Un “Robot” puede usar aplicaciones, sean de escritorio o aplicaciones web.

Puede "loguearse" en estas aplicaciones con un usuario y contraseña que le asignemos, puede navegar y usar las opciones que tengamos en estos sistemas.

También puede cargar información, dentro de opciones específicas o formularios, esperar respuesta de estos sistemas y en general puede interactuar con cualquier interfaz gráfica.

4. Usar Correo Electrónico

Una cuarta cosa que puede hacer un “Robot”, es usar un correo electrónico.

Puede enviar correos electrónicos, puede recibir y descargar información tanto del texto del correo, como de archivos adjuntos, puede notificarnos mediante un mail que ha terminado cierta tarea o necesita un parámetro para continuar con cierta actividad, entre otras cosas.

5. Usar Bases de Datos

Un “Robot” tiene la capacidad de conectarse y usar bases de datos; Puede consultar datos, agregar registro o filas a una tabla, editar, eliminar datos.

Otra de las cosas que puede hacer un “Robot” cuando trabaja con bases de datos, es usarlas para el procesamiento más rápido de la información, esto depende mucho de lo que se necesite, ya que existen casos en donde se requiere tener la información lo más rápido posible, y casos en donde esto no es tan necesario.

6. Tomar Decisiones “Simples”

Otra cosa que puede hacer un “Robot” es tomar decisiones simples, y coloco la palabra “simples” entre comillas, porque un “Robot” puede tomar decisiones pero, estas decisiones no pueden tener una alta complejidad.

Por dar un ejemplo, podrías tener un “Robot” que de día esté enviando correos electrónicos a distintos clientes con cierta información, y si es de noche a cierta hora podría estar haciendo un reporte en donde nos diga a qué clientes les envió dicha información, durante el día. Un ejemplo muy sencillo.

Entonces, la decisión “simples” para el “Robot” es saber que hacer dependiendo de la hora, pero si en el correo electrónico que estamos enviando tenemos un error ortográfico o una mala redacción del correo, pues el “Robot” no tiene la forma, a menos que le digamos cómo, no tiene una forma simple de saber que existe un error.

Esta parte es importante aclararla porque un “Robot” no puede realizar análisis, ni puede aprender. Para eso necesitaríamos usar Inteligencia Artificial, que sí es una tecnología con la cual podríamos hacer análisis avanzados.

7. Realizar Cálculos

Otra cosa que debes saber, es que un “Robot” tiene la capacidad de hacer cálculos, puede realizar operaciones matemáticas, para calcular cualquier métrica, cantidad, porcentaje. Cálculos numéricos en general.

8. Reconocer de Imágenes

Por último, un “Robot” puede extraer texto de imágenes. Esto lo hace con la ayuda de una tecnología llamada OCR, que nos permite reconocer textos a partir de imágenes.

Esta tecnología nos puede servir en algunos casos, cuando un “Robot” necesita leer documentos PDFs, o también cuando un “Robot” necesita usar o trabajar con máquinas virtuales, entre otros casos que se nos pueden presentar.

9. Actividades Adicionales

Como un extra te digo que un “Robot” también puede ejecutar comandos dentro de un sistema operativo, puede trabajar API REST, Backends, conectarse, realizar peticiones y entre un sin fin de cosas.

Tipos de Robots RPA

Ahora quiero hablarte acerca de los tipos de “Robots” que existen dentro de RPA. Es importante saber que existen tipos de “Robots”, que puedes usar dependiendo del tipo de actividad o proceso que estés automatizando.

1. Robot Atendido

El primer tipo es el “Robot” atendido, que puedo decirte que se ejecuta cuando queremos que lo haga, por decirlo así a petición o solicitud de nosotros.

Este tipo se utiliza más para casos en donde se necesita que el “Robot” haga una actividad, que para él va a ser más rápido terminar que para nosotros, y sobre todo que la posibilidad de error durante la ejecución del “Robot”, sea cero.

Ejemplo: Robot Atendido

Un ejemplo de este tipo de “Robot”, podría ser el tener un “Robot” que nos ayude a extraer información de una aplicación administrativa.

En donde podrías tardar 10 minutos aproximadamente haciendo todo el proceso.

Mientras te “logueas” en la aplicación, entras a las diferentes opciones o pantallas, tecleas los parámetros de búsqueda, tienes quizás un error a mitad de camino, al escribir un dígito, entre otras cosas que podrían pasar.

Mientras que un “Robot”, con toda esta secuencia de pasos bien programada podría realizarlo en la mitad del tiempo, sin errores y sobre todo con buenos resultados que es lo más importante.

2. Robot Desatendido

El segundo tipo es el “Robot” desatendido, que no necesita de nosotros para ejecutarse, pero lo que sí necesita es tener bien definido un calendario, con una planificación de los días y las horas en las cuales va hacer su trabajo.

Este tipo de “Robot” se utiliza para casos en donde se necesita siempre hacer una misma tarea, en un mismo día, y a una misma hora.

Ejemplo: Robot Desatendido

Un ejemplo de este tipo de “Robot”, podría ser que tengas un “Robot” que todos los días haga un informe con cierta información.

Entonces, podrías tener un “Robot” que todos los viernes en la noche a cierta hora, tome toda esa información y la cargue a una base de datos.

Con la finalidad de tener a comienzo de semana, un reporte con todo un resumen de métricas y estadísticas, ya procesadas en segundo plano y sin intervención de nosotros.

3. Robot Mixto

Por último, tienes el “Robot” híbrido o mixto que nos permite tener una combinación de ambos, del tipo atendido y desatendido.

Este tipo de “Robot” mayormente se utiliza, para tareas que son “semi-automáticas”, sea para verificar que los resultados del “Robot” sean correctos, o para decirle al “Robot” que repita cierta tarea, o para darle la orden de continuar con cierto paso, entre otras cosas.

¿Cuándo usar un Tipo de Robot RPA u otro?

Pues depende mucho del escenario, pero yo te recomiendo que entre más sea el “Robot” independiente o desatendido, pues mucho mejor.

Porque así podrias dedicarte a hacer otras actividades y tener la confianza de que tu “Robot” esté funcionando correctamente, pero al final depende mucho del contexto.

¿Por qué aprender RPA?

Acá te doy tres (3) razones para aprenderlo, existen muchas más. Sin embargo te daré las que para mi son las más importantes.

Razón #1

Lo primero que debes saber es que con RPA puedes ahorrar tiempo y dinero.

Por lo tanto, las empresas se interesan en implementar este tipo de soluciones y por supuesto en las personas que saben implementarlo, esto hace que esta tecnología sea bien atractiva.

Razón #2

La otra razón es que RPA es fácil de aprender, es fácil de usar teniendo una capacitación básica.

El proceso de implementación no es tan difícil. Al comienzo quizás sea complicado como todo comienzo, sin embargo con una buena sesión de prácticas puede aprenderse muy bien.

Razón #3

Aprender RPA te dará la capacidad de diseñar, rediseñar y sobre todo entender sobre los procesos de un determinado tipo de empresa, tanto a nivel general, como específico.

Esto nos permite siempre estar en constante crecimiento, y sobre todo nos ayuda cada vez más en dar mejores soluciones, en aspectos de seguridad de la información, en manejo de datos, en optimización de proceso, en un sin fin de cosas.

Conclusión

Ya en los próximos posts te estaré hablando más acerca de RPA, quizás una segunda parte de este post o sigo con otros conceptos o herramientas.

Espero que esta información te haya sido de ayuda, Compártela. Si tienes alguna duda, puedes escribirla en la sección de comentarios o enviarmela por cualquiera de mis redes sociales.

Recuerda que si quieres saber más acerca de RPA, bases de datos SQL, programación y temas relacionados puedes pasar por mi canal de Youtube , en donde subo contenido de forma constante y vamos más al detalle para complementar muy bien todos estos temas.

Espero verte por allí. Ten en cuenta que tu suscripción me será de gran ayuda!

Esto es todo por hoy, te envío un saludo y nos vemos en una próxima.

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